記錄報告的設計和意義

更新時間：2024-09-04

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記錄的充分性和必要性：

記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態(tài)和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時，又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。

記錄的真實性和準確性：

真實準確的記載質量信息，才能為有效地運行組織的質量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據，因此，在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準確地獲取所需的質量信息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。

記錄的規(guī)范化和標準化：

應盡量采用國際、國內或行業(yè)標準，參考先進組織的成功經驗以使記錄更加規(guī)范化和標準化，在建立質量管理體系過程中，應當對現(xiàn)行的進行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應使用適當的表格或圖表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調，實現(xiàn)記錄的標準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。

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